การบริหารเวลา แบบเรื่องสำคัญต้องมาก่อน

       

 

   ทันโลกทันธรรม

 

 

 

 

ตอนการบริหารเวลา แบบเรื่องสำคัญต้องมาก่อน

 

 

การบริหารเวลา แบบเรื่องสำคัญต้องมาก่อน

     ปีใหม่แบบนี้หลายๆท่านก็ตั้งใจไว้ว่าจะเริ่มต้นชีวิตใหม่ๆ บริหารจัดการเวลาของตัวเองใหม่ เพราะว่าปีที่ผ่านมา รู้สึกว่าไม่สามารถจะทำงานได้บรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งใจไว้ วันนี้ ปีนี้ก็เลยอยากจะเริ่มต้นใหม่ แล้วก็มีคำถามเกิดขึ้นมาว่า จะมีวิธีการบริหารเวลาแบบไหนไหม ที่ทำงานได้สำเร็จ โดยไม่ค่อยเหนื่อยและคุณภาพชีวิต ก็ยังดีอยู่ จะมีไหม ก็ลองมาชมกันดูค่ะ ว่าจะมีวิธีการอย่างไร

Stephen R. Covey

 

    ถ้าพูดถึงเรื่องการบริหารเวลา เราก็ผ่านมาหลายยุคหลายสมัย ถ้าหากว่าเราไปใช้อ้างอิงจาก Stephen R. Covey และทีม เค้าได้กล่าวถึงการบริหารเวลาแบบ First things First ทำแบบในลำดับความสำคัญ แล้วก็ทำในสิ่งที่ควรจะทำก่อน

 

การบริหารเวลาในอดีตประกอบด้วย 3 ยุค คือ 

การบริหารเวลาในยุคที่ 1

 

     การบริหารเวลาในยุคที่ 1 เป็นการบริหารเวลาจากแนวความคิดเกี่ยวกับ การเตือนความจำ โดยมีเครื่องมือในการบริหารเวลา คือ การจดโน้ตและการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน

 

     ·ข้อดี การบริหารเวลามีความยืดหยุ่น ไม่มีการกำหนดตารางนัดหมายจนล้นหรือเป็นระเบียบ เเบบแผนมากเกินไป และเป็นการบริหารเวลาที่สามารถตอบสนองต่อผู้อื่นมากกว่า เนื่องจากการบันทึกรายการสิ่งที่ต้องทำ สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์หรือสิ่งแวดล้อม

 

     ·ข้อเสีย การบริหารเวลาไม่สามารถรักษาข้อตกลงที่ทำไว้ได้

เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำสามารถเปลี่ยนแปลงได้ และมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญ คือ สิ่งที่อยู่ในปัจจุบันเท่านั้น

 การบริหารเวลาในยุคที่ 2

 

     การบริหารเวลาในยุคที่ 2 เป็นการบริหารเวลาตามแนวความคิดของการวางแผนและการเตรียมพร้อม ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ในการบริหารเวลา คือ ปฏิทิน และสมุดนัดหมาย ในการบริหารเวลายุคนี้จะมีการวางแผนกิจกรรมสำหรับอนาคต มีการบันทึกข้อผูกมัดและกำหนดเวลาที่แน่นอน

 

     ·ข้อดี มีการจดรายการข้อผูกมัดและการนัดหมาย มีการกำหนดจุดมุ่งหมายและการวางแผนสิ่งที่จะทำ การประชุมและการนำเสนองานมีประสิทธิภาพ เพราะมีการเตรียมพร้อมและการวางแผนล่วงหน้า

 

     ·ข้อเสีย ในการบริหารเวลามีการให้ความสำคัญต่อแผนกำหนดการมากกว่าบุคคล โดยเน้นถึงสิ่งที่ต้องการมากกว่า สิ่งที่จำเป็นหรือสิ่งที่ทำให้บรรลุความตั้งใจ ดังนั้นจึงมีแนวคิดว่า สิ่งที่สำคัญในชีวิต คือ สิ่งที่อยู่ในแผนกำหนดการ

 

การบริหารเวลายุคที่ 3

 

     การบริหารเวลาในยุคนี้เป็นการบริหารเวลาภายใต้แนวคิดของการวางแผน การจัดลำดับงาน และการควบคุมงาน  กำหนดความจำเป็น ความสำคัญแล้วก็ความเร่งด่วน เพราะฉะนั้นเราอาจจะใช้หลักได้หลายวิธี หลักง่ายที่สุดคือ “กฎพาเรโต” มาวิเคราะห์ในเรื่องนี้ ก็จะสามารถได้คำตอบว่า เหตุใดคนส่วนใหญ่ จึงเสียเวลาส่วนใหญ่ไปถึงราว 80% ไปทำกิจกรรมโน่นนี่ เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ให้ได้ความสำเร็จ กลับคืนมาได้เพียง 20% เท่านั้น ในขณะที่คนจำนวนไม่มาก ใช้เวลาเพียง 20% เท่านั้น ไปทำกิจกรรมใดๆ ที่เขาเห็นว่าสำคัญจริงๆ แล้วก็ได้ผลลัพธ์ ได้ความสำเร็จกลับคืนมา ถึง 80% เลยทีเดียว 

 

การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม

  

การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมแบ่งเป็น 4 ส่วนได้แก่

     1. กิจกรรมที่ ”สำคัญ” และ ”เร่งด่วน”

     2. กิจกรรมที่ ”สำคัญ” แต่ “ไม่เร่งด่วน”

     3. กิจกรรมที่ “ไม่สำคัญ” แต่ “เร่งด่วน”

     4. กิจกรรมที่ “ไม่สำคัญ” และ ”ไม่เร่งด่วน”

 

     การบริหารงานที่มีประสิทธิผล  คือ การทำตามลำดับความสำคัญ การจัดประเภทและจัดลำดับการทำงานช่วยให้บุคคลทราบว่า  งานใดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุดสำหรับการทำงานของตน  หรืองานใดแม้สำคัญแต่ยังไม่มีความจำเป็นต้องเร่งด่วนนัก  ดังนั้น  บุคคลจะสามารถทำงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดเป็นสิ่งแรกได้ โดยการจัดความสำคัญของสิ่งที่จะต้องทำนั้น  จะต้องอยู่บนรากฐานของหลักการและค่านิยมที่ดีต่อการทำงาน ไม่ใช่เพราะการถูกบังคับหรือเพราะการถูกเร่งให้ทำด้วยเหตุฉุกเฉิน

การทำตามลำดับความสำคัญ

  

     การบริหารเวลายุคที่ 3 การบริหารเวลาในยุคนี้เป็นการบริหารเวลาภายใต้แนวความคิดของการวางแผน การจัดลำดับงาน และการควบคุมงาน ซึ่งมีวิธีการบริหารเวลา คือ กำหนดเป้าหมายระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น โดยในการกำหนดเป้าหมายแต่ละระยะนั้นจะพิจารณาถึงค่านิยมเป็นหลัก เครื่องมือในการบริหารเวลา คือ สมุดวางแผน หรือตารางบันทึกเวลา

 

     ·ข้อดี    ให้ความสำคัญต่อความรับผิดชอบ ความมีคุณค่า และความสำคัญต่อการนำค่านิยมมากำหนดเป้าหมายทั้ง 3 ระยะ ซึ่งก่อให้เกิดการกระทำที่มีระเบียบแบบแผน และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

 

     ·ข้อเสีย  เป็นการบริหารเวลาที่ทำให้บุคคลยึดติดในหลักเกณฑ์ของตนเองมากเกินไป ขาดความยืดหยุ่นต่อสิ่งแวดล้อม และสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ขาดความสมดุลในบทบาทที่ต้องรับผิดชอบ เนื่องจากรายการสิ่งที่ต้องทำมีมากเกินไป และในการบริหารเวลาให้ความสำคัญต่อแผนการกำหนดเวลามากกว่าบุคคล ดังนั้น สิ่งที่สำคัญในชีวิตจะถูกกำหนดด้วย ความเร่งรีบและค่านิยม เนื่องจากการบริหารเวลายุคนี้ให้ความสำคัญต่อการจัดการเรื่องเร่งด่วน สิ่งกดดัน วิกฤตต่างๆ

 

     ปัญหาสำคัญของการขาดประสิทธิภาพในการบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค คือ การให้ความสำคัญต่อความเร่งด่วนมากกว่าสิ่งที่สำคัญ ดังนั้น จึงมีการแนวคิดเรื่องการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมต่างๆ มาใช้ในการการแก้ปัญหานี้

 

การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม แบ่งเป็น 4  ส่วน ได้แก่

 

     1. กิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วน 

     2. กิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน 

     3. กิจกรรมที่เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ 

     4. กิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

 

     โดยกิจกรรมที่สำคัญหรือสิ่งที่สำคัญ คือสิ่งที่จะนำไปสู่จุดหมายที่ตั้งไว้ แต่กิจกรรมเร่งด่วนหรือสิ่งที่เร่งด่วน คือสิ่งที่นอกเหนือจากสิ่งที่กำหนดไว้ ดังนั้นการบรรลุถึงประสิทธิภาพของการบริหารเวลาในยุคที่ 4 คือ การต้องทำกิจกรรมที่สำคัญและไม่เร่งด่วนให้สอดคล้อง กับการจัดการเวลา เนื่องจากเป็นการทำกิจกรรมที่มีการจัดระบบ และมีการวางแผนล่วงหน้า

การเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ

 

     นอกจากเหนือการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมแล้ว การเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ ซึ่งประกอบด้วย

     1. ความต้องการด้านจิตวิญาณ (Spiritual needs)

     2. ความต้องการด้านสติปัญญา (Mental needs)

     3. ความต้องการทางกายภาพ (Physical needs)

     4. ความต้องการทางสังคม (Social needs)

ศักยภาพของคุณสมบัติเฉพาะมนุษย์ 4 ประการ

 

     ศักยภาพของคุณสมบัติเฉพาะมนุษย์ 4 ประการ (The Potentiality of the Four Human Endowments) ซึ่งประกอบด้วย

     1. การรู้ตนเอง (Self – awareness)

     2. จิตสำนึก (Conscience)

     3. จินตนาการที่สร้างสรรค์ (Creative thinking)

     4. ความต้องการอิสระ (Independent will) ยังเป็นอีกส่วนประกอบที่ก่อให้เกิดการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

 

     การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุค มีวิธีการ รูปแบบ ข้อดี และข้อเสียในการบริหารเวลาที่แตกต่างกัน แต่การบริหารเวลาทั้ง 3 ยุคนี้ ยังไม่สามารถที่แก้ปัญหาหรือบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ เนื่องจากการบริหารเวลาให้เกิดประสิทธิภาพนั้นต้องมีความสอดคล้องขององค์ประกอบ 2 ด้าน คือ การจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตหรือปณิธาน

     การบริหารการจัดการเวลาในยุคที่ 4 นี้ก็จะมาคำนึงถึงสิ่งที่มนุษย์ต้องการ สิ่งที่เป็นเป้าหมายของมนุษย์ แล้วก็เป็นการที่จะตอบโจทย์ทั้ง 4ข้อเลยในเวลาเดียวกัน นอกจากนี้การบริหารเวลาแบบนี้ ยังต้องเชื่อมโยงเอาวิสัยทัศน์มโนปณิธานในการดำเนินชีวิตอย่างถูกต้อง เข้ามาด้วย

การบริหารการจัดการเวลาในยุคที่ 4

  

 การบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นการบริหารเวลาที่มีการผสมผสานการจัดการเวลาและทิศทางในการดำเนินชีวิตเข้าด้วยกัน วิธีการบริหารเวลาที่จะนำไปสู่ยุคการบริหารเวลายุคที่ 4 คือ การจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

 

กระบวนการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรม

 

 กระบวนการจัดตารางเวลาสำหรับการทำกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน ประกอบด้วย

 

     1.เชื่อมโยงวิสัยทัศน์และปณิธานหรือทิศทางในการดำเนินชีวิตกับการจัดการเวลา โดยกำหนดปณิธาน หรือทิศทางในการดำเนินชีวิต และการจัดการเวลาให้มีความสอดคล้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน

     2.กำหนดบทบาทและทบทวนบทบาทของตนเอง โดยพิจารณาถึงการเติมเต็มความต้องการและขีดความสามารถของมนุษย์ 4 ประการ เป็นหลัก เพื่อแบ่งแยกความแตกต่างของกิจกรรมที่สำคัญและกิจกรรมที่เร่งด่วน การจัดลำดับกิจกรรม และความสมดุลระหว่างบทบาทและการจัดการเวลา

     3.กำหนดเป้าหมายของกิจกรรมสำหรับแต่ละบทบาท โดยให้ความสำคัญต่อกิจกรรม ที่สำคัญที่สุดที่สามารถทำได้ ในแต่ละบทบาทและในแต่ละสัปดาห์

     4.จัดทำตารางหรือแผนการตัดสินใจประจำสัปดาห์ โดยให้ความสำคัญต่อกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนเป็นอันดับแรก

     5.ปฏิบัติตนอย่างมีหลักการ คือ การปฏิบัติตามตารางหรือแผนที่กำหนดไว้

     6.ประเมินผล โดยสำรวจว่าในเวลา 1 สัปดาห์ สามารถปฏิบัติตามตารางและบรรลุถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้หรือไม่ เพื่อนำผลการประเมินไปใช้ในการพัฒนาการจัดการหรือการบริหารเวลาต่อไป

 

     นอกจากกระบวนการจัดตารางเวลา องค์ประกอบสำหรับการบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 แล้ว องค์ประกอบที่สำคัญอีกส่วนหนึ่ง คือ การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน

 

     การทำสิ่งที่สำคัญร่วมกัน หมายถึง การทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคนในองค์กรและสังคม เพื่อให้บรรลุถึงการบริหารเวลา อย่างมีประสิทธิภาพในยุคที่ 4 ซึ่งให้ความสำคัญต่อบุคคลมากกว่าการบริหารจัดการสิ่งของ ดังนั้นการทำสิ่งสำคัญร่วมกันของคน ในองค์กรและสังคมจึงต้องสร้างวิสัยทัศน์หรือปณิธาน และเป้าหมายร่วมกัน โดยผ่านเครื่องมือของการบริหารเวลา คือ

กระบวนการแห่งการชนะ 3 ประการ 

 

กระบวนการแห่งการชนะ 3 ประการ ซึ่งประกอบด้วย

 

     1.การคิดแบบชนะ – ชนะ ซึ่งเป็นหลักการของมองเห็น/ปฏิบัติหรือการได้รับผลประโยชน์ร่วมกันและความร่วมมือกัน

     2.การเข้าใจผู้อื่น ซึ่งเป็นหลักการเกี่ยวกับการเคารพ การอ่อนน้อมถ่อมตน และความบริสุทธิ์ใจ

     3.การประสานความแตกต่าง ซึ่งเป็นหลักการของการให้คุณค่าแก่ความแตกต่างและการมองหาทางเลือกที่สาม

 

     อาจสรุปได้ว่าการบริหารเวลายุคที่ 4 เป็นยุคของการบริหารเวลาที่สามารถแก้ไขปัญหาและรวบรวมข้อดีของการบริหารเวลายุคต่างๆ ในอดีตที่ผ่านมา รวมทั้งเป็นการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพและสามารถก่อให้เกิดประสิทธิผลได้ดีที่สุด

     หลักการบริหารที่ชาวโลก ไปถึงยุคที่ 4 ยุคทันสมัยสุด จริงๆพระพุทธเจ้าพระองค์ทำมาก่อนแล้ว คือเริ่มต้น พระพุทธองค์พูดถึงกาลัญญุตา ความเป็นผู้รู้จักกาล คนที่บริหารเวลาเป็น พระองค์ใช้คำนี้นะว่า

 

กาลัญญุตา ความเป็นผู้รู้จักกาล 

กาลัญญุตา ความเป็นผู้รู้จักกาล 

 

...กาลใด เป็นกาลควรเรียน…

.....กาลใด เป็นกาลควรสอบถาม…..

.....กาลใด เป็นกาลควรปรารภความเพียร…..

......กาลใด เป็นกาลควรหลีกเร้น ออกไปบำเพ็ญเพียร…..

 

     คนแบบนี้พระองค์เรียก กาลัญญุตา ถ้าจับเซนส์นี้คือว่า คนที่บริหารเวลาเป็น คือคนที่รู้จักแบ่งเวลา แล้วการแบ่งเวลามีนัยยะแฝงอีกว่า จะแบ่งทำอะไรละ ท่านสอนกับพระ คือว่า เวลาไหนควรใช้เวลาในการศึกษาพระธรรม สงสัยตรงไหนก็สอบถาม ถึงคราวก็ต้องปฏิบัติธรรม อบรมตัวเองให้เต็มที่ สวดมนต์นั่งสมาธิ(Meditation) ส่วนเวลาไหนเป็นตอนที่ต้องหลีกเร้นไปปรารภความเพียร ตั้งใจทำ ปฏิบัติไปเต็มที่ ก็ว่าไป จัดล็อคเวลาเป็นส่วนๆให้ดี ต้องแบ่งเวลาเป็น แล้วรู้ด้วยว่า สิ่งที่ตนเองต้องทำในชีวิต มีอะไรบ้าง เรื่องสำคัญสำหรับชีวิตเรามีอะไร แล้วเอาแต่ละเรื่องมาวางเป็นล็อคแต่ละล็อคๆ ให้ลงตัว นี้แหละเป็นคนที่บริหารเวลาเป็น หัวใจอยู่ตรงนี้ คือรู้จักบริหารแบ่งเวลาของเราเอง โดยสอดคล้องกับเป้าหมายมโนปณิธานของเรานั่นเองลองดูกิจวัตรของพระพุทธองค์นะ

 

พุทธกิจประจำวัน ของพระสัมมาสัมพุทธเจ้า มีอยู่ 5 อย่าง

 

   

พุทธกิจประจำวัน ของพระสัมมาสัมพุทธเจ้า มีอยู่ 5 อย่าง

    

     1. เวลาย่ำรุ่งพระสัมมาสัมพุทธเจ้าจะสอดข่ายพระญาณตรวจดูสัตว์โลก

     2. เวลาเช้าทรงเสด็จ บิณฑบาตโปรดสัตว์

     3. เวลาเย็นทรงแสดงธรรมให้กับประชาชน

     4. เวลาค่ำทรงแสดงธรรมให้กับพระภิกษุสงฆ์

     5. เวลาเที่ยงคืนทรงพยากรณ์ปัญหาให้กับเทวดา

พระองค์ทรงสอนธรรมะให้แก่ชาวโลกทั้งหลาย

 

พระองค์ทรงสอนธรรมะให้แก่ชาวโลกทั้งหลาย พระองค์ได้แบ่งเป็น 3กลุ่ม  

     1.ประชาชนทั่วไป

     2.พระภิกษุสงฆ์

     3.เทวดา

 

     งานหลักพระองค์ทำอย่างสม่ำเสมอ เรื่องสำคัญพระองค์ทำสม่ำเสมอ ไม่ต้องรอให้ไฟจี้ก้นเลย ทำอย่างสม่ำเสมอตลอดเวลา งั้นเราเองถ้าอยากบริหารเวลาได้อย่างพระพุทธเจ้าคือ สำรวจตัวเองซิว่า หน้าที่หลักของเราจริงๆ ตอนนี้คืออะไร สิ่งที่สำคัญที่สุดของเราตอนนี้คืออะไรบ้าง มีกี่อย่าง แล้วมาจัดสรรเวลาให้สิ่งเหล่านี้ก่อน แล้วทำอย่างสม่ำเสมอ อย่าไปทำตอนที่กระหืดกระหอบ อย่างนั้นจะเสียสุขภาพ ทำล่วงหน้าอย่างสม่ำเสมอ ไปเลย แล้วก็แบ่งเวลาแต่ละวันให้เป็นประจำ คนไหนตารางเวลาในชีวิตเป็นระเบียบ กิจหลักทำอย่างสม่ำเสมอทุกวัน เช่นเราเองยังไม่หมดกิเลส ถึงเวลาสวดมนต์นั่งสมาธิอย่างสม่ำเสมอ อย่างนี้ละก็จะได้ผลประโยชน์กับชีวิตเป็นอย่างมาก เรื่องไหนสำคัญก่อน ให้รีบทำก่อนตรวจดูนะ ว่าจริงๆชีวิตเรา มองไปข้างหน้าอะไรคือเรื่องสำคัญของเรา แล้วจัดเวลาให้กับสิ่งนั้น อย่างเป็นระเบียบ ให้พอเพียง แล้วก็แบ่งเวลาทุกอย่างให้เป็นสัดเป็นส่วน อย่างเหมาะสมเถอะ เราจะได้ชื่อว่าเป็นผู้บริหารเวลา เป็น แล้วชีวิตของเราจะไม่สับสน แล้วเนื้องานเยอะ เราจะมีความก้าวหน้า แล้วมีความสุขความสำเร็จในชีวิตเป็นเครื่องตอบแทน

 

รับชมวิดีโอ

รับชมคลิปวิดีโอการบริหารเวลาแบบเรื่องสำคัญต้องมาก่อน     

http://goo.gl/y60y2